της Δρος Βενετία Κουσία*
Οι απαιτητικές συνθήκες της σημερινής πραγματικότητας, απαιτούν ταχεία αναθεώρηση των μέχρι σήμερα δεδομένων ώστε να περάσουμε στην νέα κανονικότητα της μετά COVID-19 εποχής. Ο καινοτόμος αλλά και συνετός τρόπος σκέψης είναι αναγκαία παράμετρος ώστε τα σενάρια που θα γίνουν να έχουν περισσότερες πιθανότητες απομάκρυνσης από την παρατεταμένη ύφεση (U shape) και να βρίσκονται κοντύτερα σε μια γρήγορη αποκατάσταση (V shape). Δεν θα είναι για όλους ίδια η ταχύτητα γιατί εξαρτάται από την ανταγωνιστικότητα των οικονομιών, το βαθμό συνεργασιών που είχαν εγκατασταθεί ως τρόπος διοίκησης και λειτουργίας καθώς και από το μίγμα προϊόντων και υπηρεσιών του ΑΕΠ της κάθε χώρας ή του συνολικού τζίρου της εταιρείας.
Η καινοτομία συνήθως είναι μία συλλογική προσπάθεια των εταιρειών και προκύπτει ανάμεσα σ’άλλα και την μέθοδο του καταιγισμού ιδεών. Πολλοί αναφερόμαστε στο brainstorming όταν διακόπτουμε τον άλλον να πούμε την ιδέα μας. Όμως κάνουμε λάθος. Για να έχει αποτέλεσμα η τεχνική αυτή χρειάζεται δομή και προετοιμασία.
Σήμερα, χάρη στις πλατφόρμες επικοινωνίας δεν χρειάζεται να είμαστε σε μία αίθουσα για να μπορούμε να ανταλλάξουμε ιδέες και να καταλήξουμε σε καινοτόμες λύσεις. Θα μας λείπει η επαφή αλλά μπορούμε κάλλιστα να κάνουμε και χωρίς αυτήν.
Οι σύμβουλοι που έχουν εκπαιδευτεί ως συντονιστές τώρα θα πρέπει να εκπαιδευτούν και για τις βιραλικές συναντήσεις. Ναι, υπάρχουν κι εδώ κανόνες:
1. Δεν ξεχνάμε τα κλασσικά που κάναμε μέχρι σήμερα:
⦁ Υπάρχει πλήρως αποσαφηνισμένο το θέμα που απασχολεί την εταιρεία; Αν δεν ξέρω τι ψάχνω δεν μπορώ να το βρώ.
⦁ Εχουμε καταλήξει πώς θα ξεκινήσει η συνάντηση για να σπάσει ο πάγος; Οι συμμετέχοντες μπορεί να μην είναι μόνο τα μέλη του ΔΣ ή στελέχη της εταιρείας.
⦁ Εχουμε επιλέξει συντονιστή;
⦁ Έχουμε προετοιμάσει τους εμπλεκόμενους σχετικά με το τι πρέπει να κάνουν και πώς να συμπεριφερθούν;
Εχουμε στο μυαλό μας ότι ο κάθε συμμετέχων θα έχει λίγα λεπτά για να σκεφτεί μόνος του και στη συνέχεια θα ξεκινήσει τη συμμετοχή του. Επίσης μπορεί να χρειαστεί να χωρίσουμε την ομάδα σε υπο-ομάδες. Η τεχνολογία μας δίνει και αυτήν τη δυνατότητα.
2. Οι κανόνες, είτε παλιοί είτε καινούργιοι, οφείλουν να είναι ξεκάθαροι και γνωστοί σε όλους. Η ημερήσια διάταξη της συνάντησης να είναι συγκεκριμένη και να εξηγεί ευσύνοπτα αλλά ξεκάθαρα το ζητούμενο της συνάντησης.
Δηλαδή, η δομή, η διάρκεια παρουσίασης των διαφορετικών απόψεων, η διάρκεια σύνθεσης της πρότασης, τα διαλείμματα, ο τρόπος παρέμβασης των συμμετεχόντων, αλλά και ο τρόπος παρέμβασης του συντονιστή, οι ενδεχόμενες διακοπές εκτός προγράμματος, κλπ είναι θέματα που οφείλουμε να έχουμε αποσαφηνισμένα. Ακόμη και αν η video camera είναι ανοικτή ή κλειστή βοηθά να είναι αποσαφηνισμένο από πριν.
3. Σε αυτές τις συναντήσεις επιλέγουμε κατ’αρχάς την πλατφόρμα που μας εξυπηρετεί και στη συνέχεια μπορούμε να σκεφτούμε και κάποια δευτερεύουσα πλατφόρμα αν θέλουμε για ψηφοφορία, προτεραιοποίηση των ιδεών κλπ.
⦁ Πώς θα ψηφίζουν οι συμμετέχοντες;
⦁ Πώς θα μαζέψουμε γρήγορα όλες τις προτάσεις για να τις προτεραιοποιήσουμε;
⦁ Πώς θα δουλέψουν οι υπο-ομάδες;
⦁ Πώς μπορεί να παρεμβαίνει ο συντονιστής;
Ο,τι κι αν επιλέξουμε χρειαζόμαστε απλές και σαφείς οδηγίες που όλοι θα κατανοούν.
4. Η κοινωνική αποστασιοποίηση δεν πρέπει να μας κάνει να νιώθουμε απομονωμένοι. Αυτό ίσως είναι και το πιο σημαντικό για να έχει αποτέλεσμα η συμμετοχή του καθενός στη συνάντηση Brainstorming. Θέλω να νιώθω ότι δεν εχω χάσει την επαφή μου με τους άλλους κι έτσι θα δώσω και περισσότερο χρόνο και μεγαλύτερη προσοχή. Υπάρχουν τεχνικές εξοικείωσης με τους υπολοίπους πριν ξεκινήσει η ενασχόληση με το θέμα. Η «γνωριμία» με πλευρές των συμμετεχόντων που δεν γνωρίζαμε όσο συν-εργαζόμασταν μόνο από τα γραφεία μας και πληροφορίες από το χώρο τους ίσως βοηθήσουν στο «ζέσταμα». Ερωτήσεις σχετικές με την καθημερινότητα την εποχή του lockdown μπορεί επίσης να είναι βοηθητικές, αρκεί να ξεκινήσουμε από τους πιο δυναμικούς και να μην το παρακάνουμε.
5. Και βέβαια, όπως και σε οποιαδήποτε άλλη συνάντηση, πρέπει να έχουμε προετοιμαστεί για να αυτοσχεδιάσουμε. Δεν είναι μόνο η τεχνολογία που μπορεί να μην δουλέψει όπως έχουμε σχεδιάσει. Αυτό είναι το λιγότερο. Ιδιαίτερα όταν δουλεύουμε κάποιες απαντήσεις και είμαστε σε καλό δρόμο μπορεί να χρειαζόμαστε να πάμε βαθύτερα, οπότε χρειάζεται κι ευελιξία με τον χρόνο της ατζέντας. Τα πλάνα είναι για να υπάρχουν και να μας βοηθούν να αντιμετωπίσουμε πολλά σενάρια, αλλά δεν σημαίνει ότι τα ακολουθούμε πάντα. Επίσης, οι συναντήσεις πρέπει να είναι και διασκεδαστικές. Μην ξεχνάτε αυτό που μας συμβουλέυουν πάντα οι ψυχολόγοι «για να είναι δημιουργικό ένα παιδί χρειάζεται να είναι χαρούμενο». Μια μουσική παράλληλη με κάποια sessions μπορεί να δίνει χαλαρότητα αλλά και ένα 10λεπτο διασκεδαστικό video που θα βλέπαμε όλοι μαζί σίγουρα θα μας ανανεώσει. Επίσης οι συναντήσεις για Brainstorming αποτελούν εξαίρεση στη μονοτονία των υπόλοιπων συναντήσεων. Ας τις κάνουμε μοναδικές.
Ο COVID-19 μας ώθησε να εξοικειωθούμε με τα ψηφιακά εργαλεία. Σίγουρα βραχυπρόθεσμα θα έχει θετικά αποτελέσματα και στη μείωση του ενεργειακού αποτυπώματος, στα καθαρότερα κανάλια της Βενετίας με τα δελφίνια να χαίρονται την ελευθερία τους, αλλά και στη μείωση του χρόνου για την παραγωγή ιδεών. Ο κόσμος, επίσης, θα είναι πιο επικεικής με τους πειραματισμούς και τις ατέλειες που έχει ο κάθε νεωτερισμός. Και δεν εννοώ μόνο τον τεχνολογικό νεωτερισμό, αλλά κυρίως με τον πειραματισμό με νέα μοντέλλα συμπεριφοράς αντίθετα με όσα είχαμε μάθει μέχρι σήμερα. Σήμερα βιώνουμε τη σημασία του να ξαναμαθαίνουμε που ο Alvin Toffler μας επισήμανε πολλά χρόνια πριν. Μέχρι σήμερα εκφράζαμε τον θαυμασμό μας απέναντι στην τεχνολογία αλλά δεν ήμασταν προετοιμασμένοι να απεμπολίσουμε την ιδιωτικότητά μας. Τώρα όμως, μπροστά στην απειλή της ζωής μας και τη δυνατότητα γρήγορης επανεκκίνησης της οικονομίας, μήπως βρίσκουμε λογικότερο να υπάρχει παρακολούθηση των κρουσμάτων καθώς και όσων έχουν αποκτήσει ανοσία προκειμένου να μπορούν να εισέλθουν σε έναν δημόσιο χώρο και να εργαστούν; Μήπως χρειάζεται να ανανεώσουμε όλοι τις ψηφιακές γνώσεις μας ώστε να απομακρυνθούμε από τη γραφειοκρατία και την προσωπική επαφή με το Δημόσιο και τις καθυστερήσεις που προκαλεί; Μήπως χρειάζεται να σκεφτούμε νέους τρόπους χρηματοδότησης για να αποφύγουμε τις πτωχεύσεις; Όλα αυτά είναι καινοτομίες που θα πρέπει να προέλθουν και από τους ‘παραδοσιακά’ συντηρητικότερους χώρους όπως ο χρηματο-οικονομικός, γιατί όπως έχουμε ξαναπεί δεν χρειάζεται να δουλεύεις στη διαφήμιση για να είσαι δημιουργικός.
Φιλοδοξούμε ότι οι παραπάνω σκέψεις θα βοηθήσουν τις συναντήσεις καταιγισμού ιδεών κατ’αρχάς να πραγματοποιηθούν, να είναι παραγωγικότερες και να προσφέρουν πραγματικές καινοτόμες λύσεις, ώστε να σκεφτούμε τη δημιουργία ενός καινούργιου «κουτιού» και όχι απλώς να σκεφτούμε έξω από το υπάρχον κουτί μας. Τελικά αρκεί ένας μονοκυτταρικός οργανισμός για να τα αλλλάξει όλα!
*Η Δρ. Βενετία Κουσία είναι Πρόεδρος Επιτροπής Απασχόλησης στο Ελληνο-Αμερικανικό Εμπορικό Επιμελητήριο και Γενική Διευθύντρια στο Συμβούλιο Ανταγωνιστικότητας της Ελλάδας
